Lorsque l’ARC examine une demande de RS&DE médicale, elle peut examiner les travaux de recherche, les dépenses, ou les deux. Chaque demande fait l’objet d’une évaluation des risques, et certaines sont aussi sélectionnées par échantillonnage aléatoire. Être sélectionné signifie simplement que l’ARC veut obtenir plus de renseignements avant de terminer le traitement de la demande.
Une demande bien préparée permet de suivre facilement trois liens : ce que l’équipe cherchait à apprendre, quels documents appuient ces travaux et comment les dépenses demandées ont été calculées.
L’examinateur peut-il suivre la démarche scientifique?
La demande devrait expliquer pourquoi la réponse n’était pas déjà connue et comment l’équipe a tenté de la trouver. Un examinateur doit comprendre le problème scientifique ou technologique, les explications ou approches possibles qui ont été mises à l’essai, les résultats et ce que l’équipe a appris.
Les limites comptent aussi. Les projets médicaux combinent souvent des travaux potentiellement admissibles à la RS&DE avec des soins aux patients, du recrutement, des essais courants, du contrôle de la qualité et de l’administration. La demande devrait indiquer quand les travaux expérimentaux ont commencé, quand ils ont pris fin et quelles parties de l’étude plus large ont été exclues.
Les documents concordent-ils avec le récit?
L’ARC indique que les meilleures preuves à l’appui sont datées et propres aux travaux effectués. Ces preuves devraient aider à répondre à quatre questions pratiques : Qu’est-ce qui a été fait? Qui l’a fait? Quand cela s’est-il produit? Comment les dépenses connexes ont-elles été établies?
Aucun document n’a à tout couvrir à lui seul. Une version du protocole peut montrer comment une méthode a changé. Les notes de laboratoire et les données des essais ratés peuvent montrer ce qui a été mis à l’essai. Les comptes rendus de réunion et les historiques d’analyse peuvent établir la chronologie. Les registres de paie, les estimations de temps, les factures, les contrats et les tableaux comptables peuvent relier les personnes et les dépenses au projet.
Les documents devraient concorder avec ce que dit la demande. Des dates contradictoires, du personnel dont la présence n’est pas expliquée ou un contrat qui nomme une autre partie peuvent soulever des questions, même lorsque la science elle-même est solide.
La bonne personne ou la bonne société a-t-elle demandé les dépenses?
Une même étude médicale peut faire intervenir un médecin, une société professionnelle, un hôpital, une université, un promoteur et un sous-traitant. L’ARC peut demander qui s’est engagé à effectuer la recherche, quelle entité a payé chaque dépense, si des subventions ou d’autres formes d’aide ont réduit ces dépenses et comment les travaux des sous-traitants ou les travaux de soutien ont été traités.
C’est pourquoi une description technique solide ne peut pas corriger des ententes ou des documents financiers ambigus. La recherche comme le calcul doivent être appuyés.
À quoi ressemble un dossier bien préparé?
Un dossier bien préparé permet à l’examinateur de passer de l’incertitude aux travaux, puis aux documents et aux dépenses, sans avoir à deviner. Il comprend aussi les aspects délicats : les essais ratés, les travaux en partie courants, les estimations raisonnables du temps de recherche, le financement par subventions et les arrangements ambigus qui ont été clarifiés avant la production.
Une bonne préparation facilite les réponses à ces questions et évite les incohérences. Si votre recherche fait intervenir plusieurs entités ou sources de financement, un échange sur l’admissibilité et les preuves peut aider à cerner les questions à régler avant de produire une demande.