La plupart des groupes de recherche produisent déjà les documents nécessaires à une demande de RS&DE. Les cahiers de laboratoire, les modifications du protocole, les fichiers d’analyse, les comptes rendus de réunion et les registres de paie comptent tous. Vous n’avez pas besoin d’un second système de tenue de documents uniquement à des fins fiscales.
La difficulté consiste à retrouver ces documents plus tard et à montrer comment ils se rattachent aux travaux et aux dépenses de la demande.
Ce que l’ARC doit voir
Vos documents devraient rendre quatre éléments clairs :
- Quels travaux ont été effectués
- Qui les a effectués
- Quand ils ont eu lieu
- Comment les dépenses connexes ont été calculées
L’ARC accepte de nombreux types de preuves. Mentionnons les cahiers de laboratoire, les plans et résultats d’essais, les versions du protocole, les registres d’essais préliminaires, les comptes rendus de réunion, le code source, les photographies, les contrats, les relevés de temps, les registres de paie, les factures et les rapports finaux. Même des photos de tableau blanc et des clavardages de réunion peuvent aider lorsqu’ils montrent ce qui s’est passé pendant le projet.
Notez ce qui a changé
Une note utile est à la fois datée et précise. Comparez ces deux entrées :
Optimisation poursuivie.
Troisième série de dilutions sur le nouveau lot. Étape de blocage prolongée à 90 minutes. Bruit de fond toujours présent à 1:200.
La deuxième entrée ne prend qu’un peu plus de temps à rédiger, mais elle montre le problème, le changement mis à l’essai et le résultat.
Le moment compte aussi. Une note prise pendant les travaux est généralement plus solide qu’une explication reconstituée de mémoire un an plus tard. Des documents signés peuvent aussi aider. Vos souvenirs conservent leur valeur, mais ils ne peuvent pas remplacer des documents qui montrent comment les travaux se sont déroulés.
Consignez le temps de recherche pendant qu’il est frais en mémoire
Les équipes médicales documentent habituellement bien la science. C’est plutôt le temps qui risque de manquer.
La semaine d’un médecin peut comprendre des soins aux patients, de l’enseignement, de l’administration et de la recherche. Seule une partie de ce temps peut se rapporter aux travaux visés par la demande. Comme le salaire représente souvent une dépense importante, la demande a besoin d’une méthode raisonnable pour distinguer le temps de recherche de tout le reste.
Cela n’exige pas un suivi à la minute près. Une courte note mensuelle peut suffire si elle consigne qui a travaillé au projet, combien de temps environ ces personnes y ont consacré et ce qu’elles ont fait. Une habitude simple que les gens maintiennent vaut mieux qu’un système détaillé qu’ils cessent d’utiliser.
Comment les documents deviennent une demande
Le formulaire T661 pose trois courtes questions sur chaque projet :
- Quelle incertitude scientifique ou technologique avez-vous tenté de résoudre?
- Quels travaux avez-vous effectués pendant l’année d’imposition?
- Quelles nouvelles connaissances ou quel avancement avez-vous obtenus ou tenté d’obtenir?
Les réponses sont limitées à 350, 700 et 350 mots. De bons documents facilitent la rédaction de ces réponses, car les dates, les essais, les résultats et les décisions s’y trouvent déjà.
Il y a aussi une date limite. Pour la plupart des sociétés, la date limite de déclaration de la RS&DE tombe 12 mois après la date d’échéance de la déclaration T2, soit généralement 18 mois après la fin de l’année d’imposition. Cela peut sembler amplement suffisant, jusqu’à ce que quelqu’un doive reconstituer l’été suivant une expérience menée en février.
Vos documents n’ont pas à être parfaits. Commencez par ce qui existe déjà, puis faites en sorte que le mois prochain soit plus facile à documenter que le précédent. Un court échange peut aider à déterminer lesquels de vos documents actuels sont utiles et ce qui pourrait encore manquer.