Un dosage cesse de se comporter comme prévu au milieu d’une étude. L’équipe modifie la méthode de préparation, effectue une autre série et consigne les résultats à trois endroits différents. Six mois plus tard, le protocole explique ce qui a changé, mais pas pourquoi. Le dossier de paie indique qui a été payé, mais pas quelle partie des travaux chaque personne a effectuée.
Ce sont habituellement ce genre de lacunes qui suscitent des questions lors d’un examen de RS&DE médicale. Les aspects scientifiques peuvent être bien documentés alors que le demandeur, les limites du projet, le temps et les coûts restent flous.
Utilisez cette liste de vérification pendant que les travaux sont encore récents. Il s’agit d’un outil de présélection, et non d’une décision sur l’admissibilité ou sur le droit aux crédits.
Commencer par le problème scientifique
Rédigez un paragraphe décrivant ce que l’équipe ne pouvait pas résoudre à l’aide des connaissances scientifiques ou technologiques disponibles au départ.
- Quel résultat ou comportement était incertain?
- Quelles méthodes établies, quels protocoles ou quelles approches publiées a-t-on envisagés?
- Pourquoi ces approches étaient-elles insuffisantes dans cette situation?
- Quelle hypothèse ou solution possible l’équipe a-t-elle mise à l’essai?
- Qu’a montré chaque essai, y compris un essai infructueux?
- Quelle nouvelle compréhension les travaux ont-ils apportée?
L’ARC décrit les travaux admissibles comme une investigation ou une recherche systématique, effectuée par voie d’expérimentation ou d’analyse, en vue de réaliser un avancement scientifique ou technologique. Les essais courants et la collecte de données courante sont exclus. La collecte de données ou les essais peuvent parfois être admissibles à titre de travaux de soutien lorsqu’ils appuient directement les travaux expérimentaux et y sont proportionnels.
Dans le cas d’un essai clinique, distinguez le problème expérimental des activités ordinaires de l’étude. Une modification du protocole peut aider à dater le moment où une méthode établie a échoué. Le recrutement habituel, les visites des participants, la surveillance et la saisie des données ne deviennent pas de la RS&DE simplement parce qu’ils ont eu lieu dans le même essai. Notre guide sur les essais cliniques explique cette limite plus en détail.
Déterminer qui pourrait être le demandeur
Ne présumez pas que la personne qui a dirigé la recherche est le demandeur. Un médecin, une société professionnelle de médecin, un hôpital, une université, un promoteur ou une autre société peuvent chacun figurer dans un même projet.
- Quelle personne ou entité s’est engagée à exécuter la recherche?
- Qui a signé les ententes d’étude, de services ou de financement?
- Qui employait ou payait les personnes qui effectuaient les travaux?
- Qui a payé les sous-traitants, les matériaux et les autres coûts du projet?
- Les travaux ont-ils été exécutés pour cette entité ou pour le compte d’une autre partie?
- Quels paiements, remboursements ou autres formes d’aide ont été reçus ou sont attendus?
- Les ententes et les factures utilisent-elles le même nom juridique que le demandeur proposé?
La page de l’ARC sur les médecins et les sociétés professionnelles de médecins aborde ces questions, mais l’ARC l’a archivée et ne la met plus à jour. Utilisez-la seulement comme information de fond. Les questions relatives au demandeur et aux paiements contractuels devraient être examinées à la lumière du droit actuel, des ententes et des faits. La page sur la RS&DE pour les médecins offre un point de départ ciblé.
Conserver les preuves techniques
Conservez les documents que votre équipe produit déjà. Les plus utiles montrent le problème, les travaux, les personnes concernées et la chronologie.
- Versions datées du protocole et modifications
- Plans expérimentaux, hypothèses et notes de conception
- Cahiers de laboratoire, journaux d’exécution, fichiers d’analyse et code source
- Données d’essai, registres des séries échouées, résultats et conclusions
- Notes de réunion ou messages qui expliquent pourquoi l’équipe a changé de cap
- Photos, schémas, échantillons ou prototypes, s’il y a lieu
- Un court calendrier mensuel du projet qui relie les documents entre eux
Des notes précises valent mieux qu’une ligne comme « l’optimisation s’est poursuivie ». Consignez la méthode modifiée, la raison du changement et ce qui s’est passé ensuite. L’ARC recommande une documentation produite pendant l’exécution des travaux et accepte de nombreuses formes de preuves techniques.
Relier les travaux aux coûts
- Consignez qui a travaillé au projet et ce que chaque personne a fait.
- Distinguez les travaux expérimentaux des soins aux patients, de l’enseignement, de l’administration et des activités courantes de l’étude.
- Conservez les registres de paie, les relevés de temps, les factures des sous-traitants et les preuves de paiement.
- Reliez les matériaux et les autres coûts du projet à l’essai ou à la période de travail correspondante.
- Conservez les ententes qui expliquent qui a exécuté les travaux et comment les paiements ont été calculés.
- Tenez à jour une liste des subventions, des crédits d’impôt, des paiements contractuels et des autres formes d’aide liés au projet.
Les autres sources de financement gouvernemental de la R-D n’empêchent pas en soi des travaux d’être admissibles, mais l’ARC indique que ce financement peut réduire le crédit d’impôt à l’investissement et doit être déclaré. Examinez l’aide avant de calculer la demande. Le calculateur de RS&DE médicale est utile pour une planification préliminaire, mais il ne remplace pas l’examen des dépenses réelles et du financement.
Vérifier les délais et la protection de la vie privée
Pour les sociétés, l’ARC indique que la date limite de déclaration de la RS&DE est de 12 mois après la date d’échéance de la déclaration T2. Une fois cette date passée, elle n’examinera pas de projets ni de dépenses supplémentaires pour l’année. Confirmez la date applicable au contribuable concerné plutôt que de vous fier à un rappel général.
Gardez la liste de vérification de travail exempte d’identifiants de patients et de données d’étude confidentielles non nécessaires. Un résumé de projet peut décrire l’incertitude, les essais et l’emplacement des preuves sans copier de dossiers cliniques dans un nouveau fichier.
Si le demandeur, les limites du projet, l’aide ou les documents ne concordent pas clairement, une discussion préliminaire confidentielle peut permettre de cerner ce qui doit être examiné de plus près avant la préparation d’une demande.
Mise à jour du 5 novembre 2026 : précision sur ce que la politique de l’ARC sur les exigences de production indique au sujet des changements après la date limite de déclaration.